Arquivo da Câmara de Aracaju protege memória e documentos do Legislativo

Setor reúne, organiza e conserva registros que ajudam a contar a história das decisões municipais. Trabalho segue normas arquivísticas e amplia o acesso a informações públicas.

O Setor de Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Aracaju (CMA) desempenha um papel fundamental na preservação da memória institucional do Poder Legislativo. Este setor é responsável pela guarda, organização e preservação de documentos produzidos e recebidos pela CMA, conforme estabelecido pelo art. 14, I, “c”, da Lei Complementar nº 169, de 16 de agosto de 2019.

A principal função do arquivo é garantir a gestão e a preservação dos documentos, permitindo que informações cruciais possam ser acessadas sempre que necessário. A atuação do setor segue as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e as melhores práticas arquivísticas aplicadas ao serviço público.

Os documentos que chegam ao setor incluem materiais das áreas legislativa, administrativa, financeira e de recursos humanos. Após o recebimento, os documentos passam por triagem e classificação, seguindo processos rigorosos de organização e conservação, que garantem que o acervo esteja sempre disponível para atender às demandas internas da CMA.

Além da guarda, o setor tem se empenhado em modernizar a gestão arquivística, investindo em ações de digitalização e aprimoramento de processos. Essas iniciativas visam não apenas preservar a documentação existente, mas também facilitar o acesso às informações que compõem a história da Câmara Municipal de Aracaju.

“Os documentos que são produzidos pelos setores da Casa são enviados para o setor de arquivo, os quais passarão pelo processo de triagem e classificação e, posteriormente, a guarda, para serem consultados de acordo com a necessidade”, explica Roberto Teixeira Santos, assistente administrativo do setor.

O acervo do arquivo é significativo, contendo documentos da produção legislativa, como leis, projetos de lei, decretos e outros registros institucionais. A documentação mais antiga encontrada remonta a 1954, e há uma lacuna em relação aos documentos anteriores, especialmente do século XIX e metade do século XX. Essa carência é notada por Roberto, que ressalta a importância de recuperar essas informações.

Além da preservação, o setor trabalha na elaboração de uma tabela de temporalidade documental. Este documento estabelece prazos de guarda e orienta quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais podem ser descartados após cumprirem suas finalidades administrativas e legais.

“Acredito que nos próximos anos essa tabela estará pronta, já que sua elaboração não é um processo trivial”, afirma Roberto.

O Setor de Arquivo Histórico enfrentou desafios ao longo dos anos, especialmente devido a mudanças de sede e eventos que impactaram a documentação, como um incêndio que resultou na perda de parte do acervo. Apesar dessas dificuldades, o setor continua se esforçando para preservar, organizar e valorizar a documentação que permanece sob sua guarda.